Должностные инструкции с учетом профстандартов 2016-2017
Образец должностной инструкции специалиста по документационному обеспечению персонала
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по управлению персоналом
1. Общие положения
1.1. На должность специалиста по документационному обеспечению персонала принимается лицо:
1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;
2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.
1.2. Специалист по документационному обеспечению персонала должен знать:
1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;
3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
5) основы документооборота и документационного обеспечения;
6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
8) структуру организации;
9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;
10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
11) нормы этики и делового общения;
12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
14) Правила внутреннего трудового распорядка;
15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)
1.3. Специалист по документационному обеспечению персонала должен уметь:
1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
8) разрабатывать проекты кадровых документов;
9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;
11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
13) вести деловую переписку;
14) соблюдать нормы этики делового общения;
15) ……… (другие навыки и умения)
1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.6. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
2) ведение документации по учету и движению кадров;
3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по документационному обеспечению персонала исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;
2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);
3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;
2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;
3) проводит сбор и проверку личных документов работников;
4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;
6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;
7) ведет учет рабочего времени работников;
8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;
2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;
3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;
4) осуществляет подготовку:
По запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;
Уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;
Информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Специалист по документационному обеспечению персонала имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по документационному обеспечению персонала привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом", утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения)
Образец должностной инструкции специалиста по документационному обеспечению персонала
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта
1. Общие положения
1.1. На должность специалиста по документационному обеспечению персонала принимается лицо:
1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;
2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.
1.2. Специалист по документационному обеспечению персонала должен знать:
1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;
3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
5) основы документооборота и документационного обеспечения;
6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
8) структуру организации;
9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;
10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
11) нормы этики и делового общения;
12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
14) Правила внутреннего трудового распорядка;
15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)
1.3. Специалист по документационному обеспечению персонала должен уметь:
1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
8) разрабатывать проекты кадровых документов;
9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;
11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
13) вести деловую переписку;
14) соблюдать нормы этики делового общения;
15) ……… (другие навыки и умения)
1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.6. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
2) ведение документации по учету и движению кадров;
3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по документационному обеспечению персонала исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;
2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);
3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;
2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;
3) проводит сбор и проверку личных документов работников;
4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;
6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;
7) ведет учет рабочего времени работников;
8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;
2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;
3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;
4) осуществляет подготовку:
По запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;
Уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;
Информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Специалист по документационному обеспечению персонала имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по документационному обеспечению персонала привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения)
I. Общие положения
1. Документовед относится к категории специалистов.
2. На должность:
Документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится
4. Документовед должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.
4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.
4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.
4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.
4.5. Организацию архивного дела.
4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.
4.7. Основы программирования.
4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.
4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.
4.10. Документообразование.
4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.
4.13. Основы экономики, организации труда и управления.
4.14. Законодательство о труде.
4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.16. Правила и нормы охраны труда.
6. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Документовед:
1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.
3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.
5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
6. Организует внедрение систем ведения документации.
7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
III. Права
Документовед вправе:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации).
6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
IV. Ответственность
Документовед несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
