В данной статье мы рассмотрим: организация проведения ревизии. Разберемся чем отличается ревизия от инвентаризации. Поговорим о понятиях и видах ревизии.

Для чего проводится ревизия, как ее организовать, какие документы следует оформить – сегодня мы ответим на эти и многие другие вопросы, касающиеся ревизии хозяйственной деятельности коммерческой компании.

Ревизия: понятие и виды

Под понятием ревизии подразумевают проверку финансово-экономических и хозяйственных показателей деятельности предприятия. В зависимости от цели проведения проверки ревизия может быть:

• комплексной. В таком случае проверке подлежат все показатели деятельности организации (доходы, расходы, остатки ТМЦ и ОС, наличность в кассе и т.п.);
• тематической. Такие проверки проводятся в направлении какой-либо деятельности (например, ревизия наличности в кассе, проверка наличия ТМЦ на складе и т.п.). Тематические ревизии проводятся, как правило, в случае необходимости проверки достоверности фактов хищения, укрытия доходов, фальсификации расходов и т.п.;
• плановой. Компания вправе проводить регулярные ревизии (как комплексные, так и тематические). Регламент проведения проверок, их периодичность и порядок документирования должен быть закреплен в учетной политике компании;
• внеплановой. Как правило, внеплановые ревизий проводятся с целью проверки одного из направлений деятельности. В данном случае ревизор не обязан уведомлять проверяемого о ревизии заранее.

Отличие ревизии от инвентаризации

Начинающие бухгалтера часто путают понятия ревизии и инвентаризации. Читайте также статью: → “ ” Для прояснения ситуации разберемся в этих двух понятиях.

	Ревизия	Инвентаризация
Понятие	Проверка, осуществляемая с целью получения достоверной информации о показателях деятельности компании	Проверка наличия имущества компании и его состояния, а также активов и обязательств фирмы на определенную дату.
Периодичность осуществления	По необходимости. Дата и период проведения ревизии утверждается приказом.	Ежегодно на определенную дату, зафиксированную в учетной политике (например, на 01 ноября каждого года), а также в случаях, предусмотренных законодательством (смена МОЛа, главного бухгалтера, руководителя и т.п.).
Оформления результатов	По факту проведения проверки оформляется акт с результатами, в качестве дополнения – рекомендации по устранению существующих проблем, улучшению основных показателей и т.п.	По завершению инвентаризации оформляется ведомость с полным перечнем проверяемого имущества, активов, суммами остатков на счетах и т.п. Ведомость утверждается актом инвентаризации.

Как видим, основным отличием между инвентаризацией и ревизией является цель проведения мероприятий. Инвентаризация проводится для контроля наличия и состояния ОС, НМА, прочих активов и обязательств на определенную дату, в то время как цель ревизии – проверка основных показателей компании, а также достоверности фактов хищений и злоупотреблений для дальнейшего их устранения. Кроме того, организации обязаны проводить инвентаризацию не реже 1 раза в год. Периодичность проведения ревизий коммерческими фирмами, их частота не закреплена в положениях законодательных актов, поэтому субъекты хозяйствования вправе проводить контрольные проверки по необходимости или не проводить вообще.

Организация проведения ревизии: пошаговая инструкция и документы

Законодательством не закреплены нормы, согласно которых необходимо проводить ревизии на коммерческих предприятиях. Регламент ревизионной проверки каждая компания разрабатывает самостоятельно, после чего утверждает его в учетной политике, либо издает его отдельным документом в виде Порядка, Положения, Инструкции и т.п. При оформлении Порядка проведения ревизии коммерческие компании, как правило, берут за основы инструкции, применяемые государственными учреждениями, модифицируя документ в соответствие с собственными требованиями и возможностями.

Внутренний документ, регламентирующий порядок проведения ревизии, должен содержать положения, касающиеся:

• целей и задач проводимых проверок (обеспечение сохранности наличности, контроль состояния учета и достоверности отчетности и т.п.);
• подготовительных этапов ревизии (составление плана, утверждение ревизионной группы, сбор и анализ данных, касающихся проверяемых показателей);
• методов, используемых при проведении проверки (документальные, встречные и прочие проверки, их оформление);
• обязанности и права членов ревизионной группы;
• подведение итогов ревизии, утверждение ее результатов (формы, используемые для описания результатов проверки, порядок составление ревизионного акта, оформление предложений по устранению нарушений и т.п.).

Если речь идет о Порядке проведения ревизии на коммерческом предприятии, то в данном случае ответственность за составление документа целесообразно возложить на главного бухгалтера, с последующим утверждением Порядка руководителем.

Этап 1. Подготовка к проведению проверки

Проверка деятельности предприятия начинается с ответа на вопрос: «Как подготовить ревизию?». Любая ревизия начинается с издания приказа о ее проведении. В тексте приказа следует указать:

• график проведения проверки. В данном пункте необходимо указать дату начала проведения ревизии, день ее окончания, а также подробный график ревизионных мероприятий;
• состав ревизионной комиссии. Если на предприятии имеется специальное подразделение, занимающиеся проверкой деятельности компании (внутренний аудит, мониторинговый отдел и т.п.), то членами ревизионной группы могут быть сотрудники данного подразделения (см. → ). В случае, если на фирме нет специального «проверяющего» отдела, то в ревизионную комиссию могут входить сотрудники других подразделений. Важно соблюдать следующее условия: не могут проводить ревизии сотрудники, которые работают в проверяемом отделе или подразделениях, взаимозависимых с тем, в котором проводится ревизия. Например, сотрудники бухгалтерии не могут проводить ревизию ведения учета и контролировать достоверность отчетности, сотрудники склада не вправе проводить ревизию наличия и состоянию материальных ценностей на кладе, и т.п.;
• порядок утверждения результатов проверки. В приказе следует указать документы, обязательные для оформления результатов ревизии. Основным документом в данном случае выступает акт результатов ревизии. В приказе также можно предусмотреть дополнительные документы, такие как отчеты с показателями деятельности, в которых обнаружены отклонения или нарушения, а также приложение, в котором ревизор рекомендует действия в целях устранения обнаруженных нарушений.

После издания приказа о проведении ревизии, проверяющие могут приступать к подготовительной работе, которая может содержать следующие действия:

1. Запрос документов для анализа. В зависимости от задач проверки данными документами могут быть отчетность (бухгалтерская или налоговая), результаты предыдущей инвентаризации, ведомости начисления амортизации, отчеты о независимой оценке ОС и НМА, ведомость переоценки, данные об обязательствах компании и т.п.;
2. Анализ документов. Получив необходимые бумаги, ревизоры консолидируют информацию и проводят предварительный анализ деятельности проверяемого подразделения или направления, в котором проводится проверка;
3. Составления плана ревизии . После предварительного анализа документов ревизоры принимают решения о конкретных действиях, которые будут проводиться во время проверки. Данные действия включаются в программу ревизии, которая утверждается руководителем проверяющей группы.

Этап 2. Ревизионные процедуры

После утверждения плана действий проверяющие переходят непосредственно к ревизионным процедурам. Проверка и порядок ее проведения зависит от того, что именно подлежит ревизии. Если речь идет о контроле состояния имущества на складе, то в ходе ревизии проверяющие запрашивают отчетные документы (ведомости инвентаризации, приходные накладные и т.п.). После анализа документов наступает черед непосредственной проверки имущества: член ревизионной группы в присутствии завкладом проверяет наличие имущества, его состояние. Если проверке подлежит большое количество ТМЦ, то ревизор проводит проверку выборочно. Данные о состоянии имущества и его наличии фиксируются в ревизионном акте.

При ревизии наличности в кассе проверяющий предварительно анализирует документы о движении средств и остатках за предыдущие периоды. В день проверки ревизор запрашивает у заведующего кассой:

• ведомость о движении и остатках денежных средств;
• кассовую книгу и первичные документы, на основании которых делались записи в книге;
• приходные и расходные ордера.

В ходе проверки записи в книге сверяются с первичными документами и ордерами, наличность в кассе пересчитывается на соответствие сумме, указанной в ведомости об остатках. Ревизором в организации может выступать бухгалтер (см. → ).

Ревизия хозяйственной деятельности

Отдельно стоит поговорить о ревизии хозяйственной деятельности предприятия. Данное мероприятия может включать себя как комплексную проверку всех финансовых показателей фирмы, так и быть направленной на контроль одного из направлений деятельности компании, в частности::

• контроль за поступлением и расходованием наличности в кассе, а также безналичных средств на банковских счетах;
• анализ наличия ОС и ТМЦ, его состояния;
• ревизия сделок, заключенных с контрагентами.

Пример №1 . В приказе на проведение ревизии хоздеятельности АО «Спартак» указаны следующие мероприятия по сплошной ревизия сделок «Спартака» за прошедший год.

На подготовительном этапе ревизоры проанализировали финансовую отчетность «Спартака» за последние 2 года (отчет о финрезультатах, баланс). На основании проведенного анализа была составлена программа ревизии, в ходе которой проверяющие:

• запросили копии договоров, заключенных «Спартаком» с контрагентами в течение года, предшествующего ревизии. В пакет запрашиваемых документов также входили копии первичных документов в рамках соглашений (акты, накладные, счета);
• провели анализ корректности оформления документов (наличие всех необходимых реквизитов, подписей и т.п.);
• сверили данные, отраженные в учете, с первичными документами;
• провели контроль лимитов договоров. Сумма оборотов, проведенных в рамках каждого из договоров, была сверена с лимитом, указанном в соглашении;
• проанализировали цену договоров на предмет соответствия рыночным показателям.

По результатам проведенной проверки не было выявлено каких-либо нарушений, о чем и было указано в акте ревизии.

Этап 3. Оформление результатов

Завершающий этап проведения ревизии – составление акта о ее результатах. В документ следует включить:

1. Общую информацию о целях ревизии, данные об ответственных лицах проверяемого подразделения;
2. Список документов, которые были предварительно обработаны ревизионной группой, также бумаги, которые были запрошены и проверены в ходе ревизии;
3. Описание результатов проверки. В данном пункте необходимо указать выявленные нарушения и злоупотребления, а также ошибки, влияющие на проверяемые показатели и деятельность фирмы в целом. Если в ходе ревизии подлежало несколько направлений деятельности, то результат проверки следует оформлять отдельным пунктом по каждому из направлений (например, отдельно результаты ревизии наличности в кассе, отдельно – проверка сохранности ТМЦ на складе);
4. Заключение. При отсутствии нарушений, ревизионная группа, в зависимости от направления проверки, подтверждает достоверность данных отчетности, корректность ведения учета, отсутствие злоупотреблений в части подписания контрактов, невыявление фактов растрат денежных средств и т.п. Если нарушения все же были выявлены и описаны в основной части ревизионного акта, то в заключении документа следует сделать выводы о результатах нарушений и злоупотреблений, их влиянии на финансовые показатели компании.

После подписания акта проверки членами ревизионной группы, его подают на ознакомление и подпись начальнику проверяемого подразделений, после чего передают главному бухгалтеру и руководителю компании.

Проведение ревизии на предприятии - это последовательный процесс, который начинается с подготовки к проведению и заканчивается проверкой устранения нарушений и недостатков, выявленных во время предыдущей ревизии.

Ревизионная работа состоит из следующих этапов: *

подготовка к проведению ревизии; *

проведение ревизии в соответствии с программой; *

подготовка и оформление результатов ревизии; *

реализация материалов ревизии; *

контроль за выполнением решений по результатам ревизии.

При необходимости ревизии проводятся по постановлениям органов предварительного следствия или определениям судов. Конкретный перечень подлежащих проверке вопросов в этих случаях согласовывается с органом, назначившим ревизию.

В соответствии со сроками, предусмотренными планом, руководитель ревизующего органа за 3 - 5 дней до начала ревизии назначает своим приказом ревизию проверки финансово-хозяйственной деятельности. В приказе указываются полное наименование ревизуемого предприятия, вид ревизии, период, за который проводится ревизия, срок проведения ревизии, состав ревизионной группы, в том числе руководитель группы, цель проверки и сроки ее проведения. На проведение ревизии ее членам выдается удостоверение, в котором указываются наименование органа, выдавшего удостоверение, фамилия, имя, отчество и должность удостоверяемого.

До проведения проверки ревизор (члены ревизионной группы) проводят подготовительную работу, связанную с изучением данного предприятия, подготовкой плана и программы проведения ревизии (приложение 5 и 6). При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта.

Изучение деятельности предприятия осуществляется по данным годовой и промежуточной бухгалтерской и статистической отчетности, актам ревизий, проведенных в предыдущие периоды, приказам и постановлениям вышестоящих органов, докладным запискам, объяснениям и заявлениям должностных и других лиц ревизуемого предприятия и вышестоящего органа. В ходе изучения указанных материалов работники контрольно-ревизионных служб получают определенное представление о размере и характере деятельности проверяемого предприятия, устанавливают недостатки в его производственной и финансово-хозяйственной деятельности, которые впоследствии проверяются в ходе ревизии.

План ревизии утверждается руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей ревизию. Один экземпляр документов вручается руководителю ревизионной группы (ревизору), а второй остается в делах организации.

На основании плана, задач, поставленных перед ревизией и изучения материалов, характеризующих хозяйственно-финансовую деятельность проверяемого предприятия, руководитель ревизионной группы (ревизор) составляет программу ревизии. Программа включает перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемые способы и приемы контроля. Она составляется при проведении комплексных, тематических и внеплановых ревизий.

Руководитель ревизионной группы должен ознакомить всех ее членов с содержанием плана и программы и распределить задания между ними. На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии, порученных им участков деятельности предприятия, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.

В рабочем плане указываются перечень работ, подлежащих выполнению во время поведения ревизии, сроки их выполнения и способ проверки. После приезда на ревизуемое предприятие и ознакомления с конкретными условиями работы в рабочий план могут быть внесены соответствующие дополнения и изменения.

При проведении некомплексной ревизии и отсутствии данных о недостатках в работе ревизуемого предприятия осуществляется проверка всей его финансовой и хозяйственной деятельности. В таких случаях программа ревизии не составляется, а ревизор руководствуется типовой программой. Вопросы, подлежащие проверке, определяются и конкретизируются им самостоятельно исходя из данных, полученных в ходе ревизии. Однако рабочий план проведения ревизии должен быть составлен, так как он обеспечивает более рациональное использование времени, вносит в работу ревизора четкость и организованность.

Ревизор должен оповестить работников ревизуемого предприятия о начавшейся ревизии и ее сроках.

По прибытии на ревизуемое предприятие руководитель ревизионной группы (ревизор) предъявляет руководителю этого предприятия приказ или распоряжение о проведении ревизии. После этого производится проверка кассовой наличности (инвентаризация кассы). При отсутствии кассира помещение кассы опечатывается.

Руководитель ревизуемого предприятия предоставляет рабочее помещение, транспорт.

Когда имеются сведения, сигналы о хищении материальных ценностей или нарушении правил их отпуска, ревизию следует начинать с инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Руководитель ревизуемого предприятия издает распоряжение, согласно которому работники обязаны предъявлять по требованию ревизора денежные средства и товарно-материальные ценности для их фактической проверки, а также первичные документы, учетные регистры, отчеты, сметы, служебную переписку и другие документы; давать в устной и письменной форме необходимые объяснения и справки; своевременно принимать необходимые меры для устранения выявленных недостатков и нарушений и т.д. При проведении комплексной ревизии руководитель предприятия обязан созвать совещание с руководителями отделов, служб и структурных подразделений, на котором руководитель ревизионной группы представляет всех ее членов, сообщает о цели, задачах и программе ревизии.

Проведению документальной ревизии должно предшествовать обследование ревизуемого предприятия.

Для этого ревизионная группа (ревизор) изучает размещение аппарата управления, отдельных служб, цехов и других структурных подразделений, места хранения оборудования и товарно-материальных ценностей, подъездные пути и т.п.

Ревизионное обследование является первым этапом проверки непосредственно на месте, и оно позволяет членам ревизионной группы (ревизору) установить недостатки в работе предприятия и отдельных его служб, в хранении и использовании оборудования, техники, материальных ценностей и других объектов контроля.

Во время обследования предприятия руководитель ревизионной группы (ревизор) должен решить, где и какие товарно-материальные ценности следует подвергнуть контрольной инвентаризации.

Контрольные инвентаризации проводятся, как правило, в начале ревизии. Вместе с тем они широко применяются и в ходе ее осуществления, когда выявляются те или иные нарушения, недостатки или расхождения в документальных данных и возникает необходимость в использовании данного приема фактического контроля.

До начала проведения документальной ревизии следует ознакомиться с состоянием бухгалтерского учета. Если имеется отставание в учете, то руководитель ревизионной группы (ревизор) совместно с руководителем и главным бухгалтером ревизуемого предприятия должен наметить мероприятия по его ликвидации. Одновременно с этим следует выслать всем поставщикам и покупателям, прочим дебиторам и кредиторам извещения о проводимой ревизии с просьбой сообщить о состоянии расчетов и имеющихся претензиях к ревизуемому предприятию.

После проведения подготовительной организационной работы на предприятии ревизор приступает к непосредственной ревизии, в ходе которой используются способы и приемы документального и фактического контроля.

Ревизия финансово-хозяйственной деятельности предприятия проводится посредством: *

изучения действующей на проверяемом предприятии системы внутрихозяйственного учета, контроля и экономического анализа; *

проверки документов в целях установления законности и целесообразности произведенных хозяйственных и финансовых операций; *

проверки действительности совершения сделок, получения или выдачи в указанных документах денежных средств и материальных ценностей, оказания услуг; *

сопоставления бухгалтерских записей по учету с оправдательными документами, данных бухгалтерского учета с данными отчетности, данных учета и отчетности с соответствующими плановыми данными (сметой, балансом доходов и расходов и другими); *

проведения встречных проверок, т.е. сличения имеющихся на ревизуемом предприятии записей, документов и данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, от которых получены или которым выданы денежные средства, материальные ценности и документы; *

сличения в необходимых случаях и в установленном законодательством порядке имеющихся на ревизуемом предприятии выписок банка по расчетным, валютным и другим счетам с подлинными записями по этим счетам в банке, а также путем ознакомления с документами, являющимися основанием для производства указанных записей; *

сличения в установленных законодательством случаях и порядке копий платежных документов, имеющихся в ревизуемой организации, с платежными документами, хранящимися в банке; *

контрольных обмеров объемов выполненных работ; *

взвешивания и обмера сырья, материалов, полуфабрикатов и готовых изделий; *

контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции для установления действительных расходов сырья и материалов и соответствия продукции государственным стандартам, правильности списания на производство сырья и материалов, а также установления норм их расходов; *

проверки полноты оприходования готовой продукции, соблюдения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материальных ценностей; *

проверки соблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского учета денежных средств и материальных ценностей, организации их охраны, состояния пропускной системы.

Для систематизации материалов ревизии ревизор должен регистрировать вскрытые факты нарушений, злоупотреблений и другие недостатки в работе предприятия в своих рабочих документах. Регистрация установленных фактов в документах должна производиться по отдельным разделам ревизии в соответствии со структурой (содержанием) основного акта документальной ревизии. Такой порядок накапливания материалов ревизии позволяет быстрее и логичнее оформить основной акт ревизии, полнее изложить недостатки, нарушения и злоупотребления, установленные ревизией.

На последующих этапах ревизионного процесса оформляются материалы ревизии, реализуются материалы ревизии и организуется контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизии.

Изъятия ревизорами необходимых подлинных документов, когда сохранность их в ревизуемом предприятии не гарантируется, а также в случаях выявления фиктивных документов, совершения подделок и подлогов производится на основании письменного распоряжения судебно-следственных и других органов, имеющих на это право. Взамен изъятых документов в делах ревизуемого предприятия представляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями ревизующего и главного бухгалтера или другого ответственного лица ревизуемого предприятия.

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Этап	Действия	Документ (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии	Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.	Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах. С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы. Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Все владельцы малого/индивидуального бизнеса вынуждены проводить ревизии с целью проверки и наведения порядка в компании. И если ревизия производится только раз в году, то в остальное время персонал может относиться к своим обязанностям спустя рукава, что будет порождать весьма серьезные проблемы. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно проводить ревизии на предприятии.

Что такое ревизия?

Ревизия – это своего рода точка контроля, выявление правильности учета остатков, выявление хищений, недостач и т.п.

Основные задачи

1) Выявление разницы между учетом и реальным наличием;

2) Определение причин возникновения данной разницы;

3) Устранение причин с целью улучшения работы предприятия;

4) Возврат или списание недостачи, использование излишков;

5) Утверждение результатов проверки подписью уполномоченного лица.

В выполнении этих задач и заключается подлинный смысл ревизии. Если отказаться от поиска причин несоответствия, то ревизия становится бессмысленной, а недостачи будут продолжаться.

Причины появления недостач/излишков в процессе работы предприятия:

— низкое качество работы сотрудников с документами, в итоге на предприятии нет адекватной картины движения материальных средств;

— просчеты в процессе составления документов, касающихся взаимодействия с клиентами;

— невозврат материальных средств при записи возврата в документах;

— неправильный учет продукции, ошибки в написании наименований;

— неправильно проведенная предыдущая ревизия;

— передача материальных средств без надлежащих накладных;

— неправильная работа кассовых аппаратов;

— воровство.

В целом можно с уверенностью говорить, что большая часть причин появления излишков или недостач связана с человеческим фактором.

Особенности ревизии на предприятии

В процессе проведения ревизии нужно уделять достаточное внимание погрешностям, в чем хорошо помогает анализ в специальных компьютерных программах. Чаще всего торговые компании используют программу 1С. Проводить ревизию лучше в нерабочий день, причем неожиданно. При выявлении ошибок в том или ином отделе, необходимо провести там ряд дополнительных проверок. Проводить повторные расчеты нужно до тех пор, пока результаты и их причины не будут совершенно ясны и определены. Идеально, если ревизия проводится раз в месяц. Чем чаще будут проверки, тем меньше будет несоответствий.

Есть и еще один немаловажный момент – чем больше несоответствий, тем чаще нужно проводить инвентаризацию. В особо запущенных случаях это следует делать каждый день. Максимальный интервал между ревизиями не должен превышать более 6 месяцев.

Отчет и выводы

После проведения ревизии важно составить грамотный отчет. Там должно быть полно и понятно указана следующая информация: продукция, ее цена, наличие, учет, причины несоответствия, дата предшествующей инвентаризации и ее итоги. В заключительной графе должны быть указаны итоговые суммы, а также недостатки/излишки.

В целом ревизия – это сложный и ответственный процесс, даже если используется качественное программное обеспечение. Но она необходима для того, чтобы в компании не возникало несоответствия между реальным и учетным состоянием.

Ревизия – это процедура, которая необходима предприятию с целью проверки фактического наличия денежных средств и имущества.

Кроме того, ревизии подвергаются даже долги компании. Поэтому к данному процессу следует подходить очень грамотно и ответственно.

Особенно это касается заполнения итогового документа – ревизионного акта.

Чем отличается ревизия от инвентаризации?

Считается, что ревизия и инвентаризация – это разные процессы, один из которых (ревизия) проводится внезапно, а другой (инвентаризация) – планово.

Однако как может проводиться планово проверка в случае наступления форс-мажорных обстоятельств, например, в виде пожара или наводнения? А ведь именно в таких случаях назначается инвентаризация, т.е. внезапно и по факту обнаружения неблагоприятных последствий.

Но, тем не менее, это действительно разные процессы. И разница в них заключена не в плановости или во внезапности, а в цели:

• проводится, чтобы выявить фактический остаток активов компании или ее долгов на определенную дату;
• ревизия – для того, чтобы выявить правильность соблюдения ответственным лицом требований предприятия по хранению и учету активов, документов и обязательств. Данная проверка проводится в любое время, которое утверждено локальным нормативным актом. А вот для проведения инвентаризации есть свои условия, которые закреплены в законах РФ.

Так, федеральный закон от 06.12.11г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в тексте далее – закон №402-ФЗ) в своей статье 11 указывает, что условия проведения инвентаризации утверждаются самой организацией (предпринимателем):

• все сроки, необходимость (случаи) и порядок проведения проверки;
• документальное оформление ее результатов;
• перечень тех объектов (имущества, нематериальных активов, товаров, материалов, денег, долгов и т.д.), которые подлежат инвентаризации.

Исключение составляют случаи проведения обязательной инвентаризации, которые закреплены действующим законодательством РФ. К таким случаям согласно приказу Минфина РФ №34н, утвержденного 29.07.98 г., относятся:

• передача активов в аренду, при их выкупе или продаже, в случае преобразования муниципального или государственного предприятия унитарного типа;
• в случае, когда происходит смена лиц, на которых возложена ;
• при обнаружении фактов злоупотребления сотрудником своего положения, кражи либо порчи имущества;
• в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, причиной которых стали экстремальные условия. Например, при пожарах, наводнениях и иных стихийных бедствиях;
• при проведении либо компании;
• перед началом составления бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет то имущество, по которому ревизия была 1 октября года, за который составляется отчет, или позже этой даты, но до 31 декабря этого года;
• и в иных случаях, которые могут быть дополнительно предусмотрены действующим российским законодательством.

А вот о ревизии в нормативных актах ничего не сказано. Поэтому руководитель компании самостоятельно назначает условия и порядок ее проведения, помня, что ревизия проводится :

• в том же порядке, что и инвентаризация;
• также при наличии комиссии.

Единственное, задачей ревизии будет проверка не столько объектов, сколько тех, кто ответственен за сохранность этих объектов. Однако при этом конечная цель и ревизии, и инвентаризации одинакова – это выявление фактического наличия проверяемых активов и долгов, и сопоставление полученных в ходе проверки результатов с данными бухучета, которые содержатся в соответствующих . И выполнить это сравнение возможно только при условии правильного оформления ревизионного (инвентаризационного) акта. Таким образом, ревизию справедливо считать составляющим элементом инвентаризации.

Акт ревизии: что это такое и каким он бывает

Акт ревизии – первичный документ. Необходимость его составления продиктована целью самого процесса проверки – сопоставление и выявление реального количества имущества и обязательств компании. Поэтому ревизионный акт представляет собой , в котором на определенную дату выводится фактический остаток проверяемых объектов.

На его основе:

• корректируется остаток активов и обязательств в бухучете по соответствующим счетам;
• ставятся на учет выявленные в ходе проверки излишние активы или долги;
• признается внереализационный налогооблагаемый доход;
• или отражаются расходы в виде, например, недостачи, которые уменьшают .

Только при наличии акта ревизии можно отразить все вышеозначенные процессы. Без этого документа признать, например, недостачу и провести ее списание, в том числе и за счет материально-ответственного лица, невозможно.

Исходя из того, что ревизии подвергаются обязательства и имущество компании, ревизионный акт будет иметь свои особенности в зависимости от проверяемого объекта. В связи с этим можно сказать, что:

• на каждый вид активов существует свой ревизионный акт;
• либо действует единая форма, которая максимально обезличена по строкам и графам. И конкретика в такую форму вносится с учетом того, какой объект подвергается ревизии.

Таким образом, предприятие может, как самостоятельно разработать форму, так и воспользоваться уже имеющимися образцами актов.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Унифицированная или свободная форма. Какой воспользоваться?

Со вступлением в силу в 2012 году закона о бухучете №402-ФЗ требование о работе только с унифицированными формами документов осталось действительным только для тех документов, которые составляются для целей, не регулируемых указанным законом.

В связи с этим у предприятий появилась возможность самостоятельно разрабатывать или продолжать пользоваться прежними бланками.

В основном предприятия оставили старые формы. Действительно, зачем разрабатывать их, когда в них достаточно только внести специфические изменения, отражающие особенности хозяйственной деятельности компании, чтобы эти документы стали удобны?!

Таким образом, закон №402-ФЗ разрешил :

• пользоваться актами инвентаризации, какие разработаны Госкомстатом РФ и им утверждены в Постановлении №88 от 18.08.98 г. Они отлично подходят и для целей ревизии;
• либо самостоятельно подготовить их, руководствуясь положениями статьи 9 закона о бухучете.

Согласно данной статье любой первичный документ должен содержать в себе следующие обязательные графы:

• название самого документа – например, «Акт ревизии»;
• полная дата его составления, в которую входит не только число и месяц, но и год;
• название компании, от лица которой составляется документ;
• содержание той операции или того факта деятельности, который послужил основанием для подготовки документа;
• денежное и (или) натуральное измерение операции (факта), включая указание единиц, в которых производится измерение;
• название должности того лица или лиц, которые ответственны и совершили ту операцию, по которой составляется документ, и (или) ответственны за подготовку самого документа;
• подписи указанных лиц с расшифровкой реквизитов, которые позволяют этих лиц идентифицировать (Ф.И.О, ИНН, и иное).

Еще одним обязательным реквизитом именно для ревизионного акта является основание проведения самой проверки , т.е. в документе необходимо отразить одноименную графу, в которую вписывается приказ (распоряжение или указ) по ревизии.

Разработанная своими силами форма должна быть закреплена в Учетной политике компании (приказом предпринимателя). Это касается и решения о применении старых форм (унифицированных).

Общие правила составления

Для проведения ревизии всегда назначается приказом комиссия , в которую входит председатель и рядовые члены комиссии, а также материально-ответственное лицо, чей участок работы будет проверяться.

Составлять акт будет то лицо, на которое такая обязанность возложена приказом по ревизии . При этом на практике очень часто встречается то, что материально-ответственное лицо параллельно ведет учет результатов проверки.

Подписывается ревизионный акт всеми участниками проверки, по окончании которой он отправляется на сверку в бухгалтерию. По итогам данной проверки в акте делается отметка о наличии или отсутствии разногласий. В случае выявления разницы между ревизионными данными и данными бухгалтерского учета, в самом акте или в виде приложения к нему будет изложено о величине возникшего отклонения и его характер (недостача или излишки). Наличие такого заключения служит основанием для дальнейшего расследования (в случае недостачи) или для последующего признания без расследования факта отклонения (в случае излишек).

Акт ревизии составляется сразу в двух идентичных экземплярах, один из которых передается комиссией, проводившей проверку, в бухгалтерию, а другой остается на руках материально-ответственного лица. При этом все экземпляры документа подписываются всеми участниками проверки.

Номер акта ставится с учетом принятой на предприятии нумерации:

• либо каждый раз новая нумерация с нового года;
• или непрерывная с учетом номера последнего ревизионного акта.

Составляется акт от руки. При этом допускается, что отдельные его графы заполняются на компьютере. Датой его составления является дата начала ревизии.

В случае, если ревизия предусматривает не один день проверки , тогда в документе должно быть отражено одновременно:

• дата составления, которая соответствует началу ревизии;
• дата начала и окончания ревизии – это указывается, как правило, в отдельной строке.

Кроме того, в зависимости от вида проверяемого актива, содержание акта ревизии будет существенно различаться.

Нюансы составления и содержания

Если проводится проверка наличия денежных средств и документов в , то в акте ревизии находят обязательное отражение следующие факты:

• указывается дата, на которую выводится остаток денежных средств и денежных документов;
• дается расписка прямо в тексте или дополнительно к акту (если не предусмотрено его формой) о том, что к моменту начала ревизии все деньги, денежные документы и иные ценности, которые поступили под ответственность кассира, приняты им к учету, а те, которые выбыли – списаны. Кроме того, в расписке указывается, что все кассовые и документы на момент проведения ревизии переданы в бухгалтерию компании. Данная расписка составляется материально-ответственным лицом;
• указываются в акте также последние №№ приходных и расходных кассовых ордеров;
• проверке подвергаются не только деньги, но и денежные документы (путевки, проездные билеты и т.д.);
• всё фактическое количество денег и денежных документов выводится в рублях и копейках по видам указанных ценностей.

Если проводится ревизия товарно-материальных ценностей (материалов, товаров, запчастей, сырья и т.п. активов), то в акте должны быть обязательно отражены следующие сведения:

• какие ценности подвергаются проверке – находящиеся в пути; отгруженные; принятые на ответственное хранение, или принадлежащие и фактически находящиеся в компании. Каждый вид этих активов должен оформляться своим, отдельным ревизионным актом. Такое разделение позволяет в точности выявить фактический остаток активов на предприятии;
• ревизия может затянуться не на один день, поэтому в акте указывается дата ее начала и окончания;
• материально-ответственное лицо должно перед началом проверки в самом акте или в приложении к нему дать расписку о том, что товарно-материальные активы (по тексту далее – ТМЦ) все оприходованы, а выбывшие – списаны; что все документы, подтверждающие приходно-расходные операции по активам сданы в бухгалтерию;
• все ТМЦ в акте отражаются с указанием номенклатурных номеров; используемых единиц измерения; с указанием инвентарного номера и заводского (при наличии);
• обязательно отражается фактическое наличие и общая стоимость остатка активов, включая цену за единицу. Эти стоимостные данные можно получить в бухгалтерии, либо бухгалтерия сама проставит их в акте;
• итог по ревизии выводится по стоимости, по количеству отраженных в акте порядковых номеров и по количеству фактических единиц активов.

Если проверяется наличие документов , то такая проверка может касаться:

• документов, которые подлежат уничтожению в связи с истечение их срока хранения;
• документов, которые сдаются в архив на долговременное хранение, например, по оплате труда сотрудников, и т.д.

Таким образом, на каждый случай проведения проверки составляется свой акт, в котором указывается наименование документов, их номера, период их составления. При наличии серий и иных подобных идентифицирующих показателей в акте указывают и их. При этом в акте обязательно указываются по отдельным строчкам виды проверяемых документов. Например, выставленные и полученные отдельно, отдельно и т.д. Если проверка касается бланков строгой отчетности, то обязательно отражается в акте их учетная стоимость (номинальная).

Проверка достоверности бухгалтерского учета называется аудитом. Она может проводиться:

• по желанию собственника компании;
• или обязательно исходя из требований законодательства РФ.

Аудит может быть сплошным или проводиться по отдельным учетным участкам. Его исполнителем является специализированная компания, которая имеет право на основании закона №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» заниматься этой деятельностью. При составлении заключения об аудиторской проверке руководствуются требованиями соответствующих стандартов.

Проверка обычно осуществляется:

• по текущим долгам – в виде , который, как правило, составляется по окончании каждого квартала или даже раньше;
• по просроченным долгам проводится более тщательная проверка, которая начинается с выяснения срока задолженности. Необходимость такой проверки обусловлена либо попыткой взыскания через суд долгов, либо их списанием. Для этой цели составляется акт, в котором указываются реквизиты должника, номера документов, подтверждающих его долги, суммы задолженности и сроки оплаты, которые уже прошли. На основании этого акта далее оформляются акты сверки, которые рассылаются должникам.

Сама ревизия проводится и по документам, и по счетам бухгалтерского учета. Это позволяет выявить точную величину задолженности, которая числится по данным компании-кредитора.

При проведении ревизии в магазине акт может составляться:

• отдельно на товары, которые находятся в торговых залах и в складских помещениях. При этом обязательно указывается место нахождения товаров;
• либо в акт по соответствующим позициям добавляется количество товаров, которые находятся в торговом зале.

Но удобнее составлять отдельные документы.

Правила и порядок проверки кассы предприятия рассмотрены в следующем видеосюжете:

---